Tildeling av kommunale utleieboliger med tjenester

Trondheim kommune er ansvarlig for dette eksemplet.
Lade sett fra lufta
Foto: Geir Hageskal, Trondheim kommune
Ansvarlig aktør:
Trondheim kommune
Ansvarlig enhet:
Helse- og velferdskontor Lerkendal, ved boligsosialt team
Kommunestørrelse:
Stor
Fylke:
Trøndelag
Oppsummert

Beskrivelse av eksempelet

Dette eksempelet beskriver hvordan Trondheim kommune omorganiserte tildeleling av kommunale utleieboliger til personer med behov for omfattende tjenester. Målet var blant annet å korte inn saksbehandlingstid og tomgangsleie, at tjenesteyter, botiltak og helse- og velferdssentrene skulle involveres i tildelingsprosessen, og at beboer skulle forberedes på hva slaggs botilbud vedkommende har fått tildelt.

Brukergruppene som omfattes av ordningen er:

  • personer med utviklingshemming
  • yngre fysisk funksjonshemmede
  • personer med psykiske lidelser
  • personer med rusproblematikk

Resultat

  • Kvaliteten på tildeling av boliger ble bedre.
  • Kommunen fikk bedre kunnskap om beboersammensetningen i de ulike boligene og botiltakene.
  • Det ble etablert samarbeid mellom tildelingskontoret og enhetene der boligene er lokalisert, og som skal yte tjenester til beboerne.
  • Tildelingskontoret har fått bedre kunnskap om boligene for denne brukergruppa, og hvilke tjenester og aktiviteter som tilbys i de enkelte boligene og botiltakene.
  • Tomgangstapet er redusert ved at tiden fra en leietaker flytter ut til en ny leietaker flytter inn har blitt kortere.

Bakgrunn

Tidligere var alle boligvirkemidlene i Trondheim kommune samlet i en egen enhet, boligenheten. I 2008 ble dette endret, og fra årsskiftet 2007/2008 ble boligtildelingen lagt til enhet for service- og internkontroll. Med dette ble boligtildelingen overrført fra enhet for byutvikling til enhet for helse og velferd. I 2019 ble boligtildeling og bomiljøarbeid omorganisert igjen, og per 2021 ligger dette ansvaret hos boligsosialt team på helse- og velferdskontoret på Lerkendal.

Tidligere ble tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester ble gjort av et tildelingsteam som bestod av en representant fra hver av kommunens fire helse- og velferdskontor (HVK), to representanter fra boligenheten, en representant for sykehjemstildeling ved enhet for service- og internkontroll, en fagleder fra botiltak rus og to personer fra Rådmannens fagstab. Representantene fra boligenheten hadde ansvar for møteinnkallelse og møteledelse, og det ble avholdt ukentlige møter med varighet på 1,5 til 2 timer. I dette møtet ble det bestemt hvem som skulle få tildelt ledige kommunale utleieboliger.

Målsettinger

  • Kvaliteten på tildelingsprosessen skulle bli bedre.
  • Saksbehandlingstiden skulle kortes inn.
  • Boligene skulle tildeles på et tidligere tidspunkt slik at personalet som skal yte tjenester til ny beboer har mulighet til å planlegge tjenestene før bruker flytter inn.
  • Tjenesteyter skulle involveres i tildelingsprosessen.
  • Bruker skulle forberedes på hva slags boligtilbud vedkommende hadde fått tildelt.
  • Tomgangstapet skulle reduseres ved at å korte inn tiden fra en leietaker flytter til en ny leietaker flytter inn.

Beskrivelse av hvem som gjorde hva

Trinn 1

Da boligenheten ble nedlagt i 2008 ble ansvaret for tildeling av kommunale utleieboliger overført til enhet for service- og internkontroll. I 2019 ble ansvaret igjen flyttet, denne gang til helse- og velferdskontoret på Lerkendal. Både enhetene som gir tjenester til beboeren, og helse- og velferdskontorene som behandler boligsøknader og fatter vedtak, er organisert under kommunaldirektør for helse- og velferd.

Ved omorganiseringen i 2008 fikk boligkonsulentene en begrenset tilgang til fagprogrammet Gerica som brukes av helse- og velferd, og som dokumenterer boligsøkers boligbehov.

Trinn 2
Etter anbefaling fra leder ved enhet for service og internkontroll besluttet kommunaldirektør å avvikle tildelingsteamet. I samarbeid med representanter fra helse- og velferdskontor (HVK) utarbeidet enhet for service- og internkontroll nye rutiner for tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester (se vedlegg: Tildeling av kommunal utleiebolig – ordinære boliger og boliger med tjenester).

Beskrivelse av arbeidsprosessen:

  1. Helse og velferdssenter/botiltak gir beskjed til postmottaket for boligtildeling samme dag som de vet at en bolig blir ledig (f.eks ved dødsfall, flytting til sykehjem og liknende). Se vedlegg: Melding om ledig bolig med tjenester.

  2. Boligtildeling tar kontakt med enhetsleder for å innhente informasjon om tjenestetilbudet; hvilke tjenester finnes på dag/kveld og natt, har tiltaket tilbud om aktiviteter, felles måltider, osv.

  3. Boligtildeling sender ut oversikt over ledige kommunale utleieboliger med tjenester til helse- og velferdskontorene. Oversikten inneholder informasjon om boligen; størrelse, antall rom, etasje, tilrettelegging, egen inngang og så videre, samt om boligen er fraflyttet, under klargjøring eller klar til innflytting. Oversikten gir også informasjon om det finnes tjenester på dag/kveld/natt, informasjon om aktiviteter, felles måltider, osv. Den inneholder også kontaktinformasjon til enhetsleder/fagleder ved boligen.

  4. Saksbehandlerne ved HVK går igjennom ventelisten for leie av kommunal utleiebolig og undersøker om noen av deres brukere kan være aktuelle for den ledige boligen. Gjennom Gerica kan hvert helse- og velferdskontor melde inn en kandidat til den ledige boligen.

  5. Ved prioritering av en kandidat til ledig bolig må saksbehandler ved HVK fylle ut en sjekkliste i Gerica slik at bruker sitt boligbehov blir dokumentert (se vedlegg: Trondheim kommune, Kommunal bolig-sjekkliste). Dersom det kommer nye opplysninger på en person som allerede står på venteliste dokumenteres endringene i en egen boligjournal i Gerica som boligkonsulentene har tilgang til. Alle opplysninger som har betydning for boligtildelingen skal være dokumentert i sjekkliste-bolig og boligjournalen i Gerica.

  6. En boligkonsulent går gjennom søknadene som er meldt inn av helse- og velferdskontorene, og oppsummerer situasjonen for hver enkelt kandidat. Deretter gås listen igjennom sammen med en annen boligkonsulent. I henhold til en prioriteringsnøkkel for tildeling av kommunal utleiebolig (se vedlegg: Prioriteringsnøkkel for tildeling av kommunale utleieboliger) lager boligkonsulentene en innstilling til hvem som skal få tildelt boligen. Ved behov diskuteres tildelingen i hele boligteamet, eller med avdelingsleder.

  7. Boligkonsulenten kontakter enhetsleder/avdelingsleder i botiltak/helse- og velferdssenter, og informerer om hvem som er innstilt til den ledige boligen. Dersom det er to likeverdige kandidater presenteres begge for leder. Leder og boligkonsulent blir i fellesskap enige om hvem som skal tildeles boligen, ved at det tas hensyn til sammensetningen av brukergruppen i boligen.

  8. Boligtildeling har full tildelingsrett i Trondheim kommune. I noen tilfeller kan enhetsleder/avdelingsleder i botiltak/helse- og velferdssenter være usikre på om aktuell bolig er riktig for bruker. Kan de yte tilstrekkelige tjenester i boligen? Blir beboersammensetningen i boligen riktig? Er brukers atferd er for krevende? I slike tilfeller innkaller boligkonsulent saksbehandler ved HVK, enhetsleder/avdelingsleder ved botilbudet og andre aktuelle samarbeidspartnere (oppfølgingstjeneste i kommunen, spesialisthelsetjenesten) til et drøftingsmøte. Målet med møtet er å oppnå en felles forståelse av brukers behov, og å trygge enheten på at de klarer å ivareta bruker på en god måte. Dersom det fortsatt er uenighet, avgjør avdelingsleder ved boligsosialt team tildelingen. Dette skjer bare unntaksvis, og stadig sjeldnere.

  9. Boligkonsulent dokumenterer tildelingen i Gerica og sender informasjon til brukers helse- og velferdskontor. Saksbehandler ved HVK får samtidig beskjed om å kontakte bruker for å informere om tildelingen og motivere bruker til å ta imot boligtilbudet. I tillegg tar saksbehandler kontakt med aktuell enhetsleder/avdelingsleder ved botilbudet for å planlegge tjenester ved innflytting.

  10. Når boligtildeling får beskjed om når boligen er klar til innflytting, tar boligkonsulent kontakt med bruker på telefon og informerer om boligtilbudet. Det blir samtidig avtalt tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt. Enhetsleder/avdelingsleder ved botiltaket får beskjed på e-post om tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt, og saksbehandler ved HVK får beskjed via dokumentasjon i Gerica.

  11. Boligtildeling innkaller bruker til kontraktsmøte hvor husleiekontrakt signeres. I samme møte bistår boligkonsulent bruker til å søke om bostøtte dersom bruker antas å ha rett til bostøtte, det bestilles strøm og sendes melding om ny adresse til Folkeregisteret.

Relevant lovverk

  • Lov om sosialetjenester i NAV
  • Husleieloven

Sikre brukermedvirkning

Brukermedvirkningen ivaretas av saksbehandler ved helse- og velferdskontoret når de er i samtaler med bruker i forbindelse med søknad om leie av kommunal utleiebolig. Bruker kan komme med ønsker i forbindelse med kartleggingen av boligbehovet.

Suksessfaktorer

  • Tett samarbeid med botiltakene/helse- og velferdssentrene og de som yter tjenester i boligene
  • Enhetene som skal ta imot ny bruker får god informasjon om bruker før vedkommende flytter inn
  • Enhetene får delta i tildelingsprosessen
  • Det er viktig å foreta en grundig kartlegging av brukers behov, og ha en tydelig bestilling på hvilke opplysninger som er nødvendig for å gjøre en god tildeling 
  • Tomgangsleien minimeres, det blir raskere omløp av boligene og kortere tid fra en leietaker flytter ut til en ny leietaker flytter inn
  • Sørg for å ha gode skriftlige rutiner og tydelige ansvarsforhold
  • Sørg for å ha et tett samarbeid mellom helse- og velferdskontor og boligtildeling, dette kan ivaretas gjennom tett dialog og faste samarbeidsmøter

Utfordringer underveis

  • I begynnelsen uttrykte representantene fra helse- og velferdskontorene skepsis til at boligtildeling skulle klare å ivareta deres brukere. Ved å samarbeide om å utarbeide gode rutiner for kartlegging og tildeling har man blitt trygge på at tildelingen som gjøres er til beste for den enkelte bruker.
  • Å få alle parter til å følge de nye rutinene. Dette har gått seg til over tid og fungerer svært bra i dag.
  • Endring av rutinen der enhetsleder ved botiltak/helse- og velferdssenter ble delaktig i tildelingsprosessen førte i starten til skeptisis, slik at de sa nei til å tildele bolig til en del brukere. Dette ble løst ved at boligkonsulent innkaller til samarbeidsmøter om aktuell bruker, og at avdelingsleder for boligsosialt team i enkelttilfeller pålegger botiltak/helse- og velferdssenter å ta imot brukere.

Tips til andre

  • Godt samarbeid er viktig slik at alle parter involveres i utforming av nye rutiner og nye måter å jobbe på
  • Alle rutiner må gjøres skriftlige
  • Avhold evalueringsmøter
  • Ting tar tid, bruk tid på å la ting gå seg til
  • Vær tydelig på hva målet er og hva som skal til for å nå målet

Videreføring av arbeidet

Tiltaket er videreført, i 2021 er det fortsatt denne måten Trondheim kommune arbeider på ved tildeling av kommunale boliger for personer med behov for tjenester.

Vedlegg

Rutine Prioriteringsnøkkel for tildeling Rutine Melding om ledig bolig med tjenester Sjekkliste kommunal bolig i Gerica Rutine Tildeling av kommunale utleieboliger