Tildeling av kommunale utleieboliger med tjenester

Trondheim kommune er ansvarlig for dette eksemplet.
Ansvarlig aktør:
Trondheim kommune
Ansvarlig enhet:
Enhet for service og internkontroll
Kommunestørrelse:
Stor
Fylke:
Trøndelag
Oppsummert

Beskrivelse av eksempelet

Omorganisering av tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester i Trondheim kommune. Dette gjelder for følgende brukergrupper: eldre med funksjonssvikt, personer med utviklingshemming, yngre fysisk funksjonshemmede, personer med psykiske lidelser og personer med rusproblematikk.

Resultat

  • Bedret kvalitet på tildelingen
  • Økt kunnskap om sammensetning av beboere i de enkelte boligene/botiltakene
  • Etablert et samarbeid med enhetene hvor boligene er lokalisert og som skal yte tjenester til beboerne
  • Fått mer kunnskap om boligene og det tilbudet de kan gi av tjenester og aktiviteter
  • Redusert tid mellom en leietaker flytter ut og ny leietaker flytter inn (tomgangstap)

Bakgrunn

Alle kommunens boligvirkemidler var tidligere samlet i en egen enhet, Boligenheten. Dette ble omorganisert i 2008 og boligtildelingen ble fra årsskiftet 2007/2008 lagt til Enhet for service- og internkontroll. Tildeling av bolig ble derfor overført fra Byutvikling til Helse- og velferd.

Tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester ble gjort av et tildelingsteam som bestod av 1 representant fra hver av kommunens 4 helse- og velferdskontor (HVK), 2 representanter fra Boligenheten, 1 representant for sykehjemstildeling ved Enhet for service- og internkontroll, 1 fagleder fra Botiltak rus og 2 personer fra Rådmannens fagstab. Representantene fra Boligenheten hadde ansvar for møteinnkallelse og møteledelse. Det ble avholdt ukentlige møter med varighet på 1,5 til 2 timer.

Representantene fra Boligenheten hadde oversikt over boliger som var klare for innflytting. Boligene ble presentert på møtet for alle deltakerne. De forskjellige representantene fra HVK hadde oversikt over boligsøkere som stod på venteliste for tildeling av bolig med tjenester. Dette var utskrift av lister som var utarbeidet på de forskjellige HVK. HVK presenterte kandidatens boligbehov muntlig for tildelingsteamet. Etter at alle kandidatene var presentert besluttet tildelingsteamet i fellesskap hvilken kandidat som skulle tildeles boligen. Boligenheten tok kontakt med bruker og avtalte tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt. Enheten som skulle gi tjenester til leietaker fikk lite eller ingen informasjon fra Boligenheten om personen som skulle flytte inn, eller informasjon om tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt.

Målsettinger

  • Bedre kvaliteten på tildelingsprosessen
  • Spare saksbehandlingstid
  • Tildele boligene på et tidligere tidspunkt slik at personalet som skal yte tjenester til ny beboer har mulighet til å planlegge tjenestene før bruker flytter inn
  • Involvere tjenesteyter i tildelingsprosessen
  • Forberede bruker på boligtilbudet
  • Redusere tiden mellom en leietaker flytter ut og ny leietaker flytter inn (tomgangstap)

Beskrivelse av hvem som gjorde hva

Trinn 1
Ved nedleggelse av Boligenheten ble ansvar for tildeling av kommunale utleieboliger overført til Enhet for service- og internkontroll som er en overordnet enhet innenfor helse- og velferd i Trondheim kommune. Boligkonsulentene fikk ved omorganiseringen en begrenset tilgang på fagprogrammet inne helse- og velferd, Gerica, hvor informasjon om boligsøkers boligbehov er dokumentert. Enhetene som gir tjenester til beboeren og Helse- og velferdskontorene som behandler boligsøknader og fatter vedtak, er også organisert under kommunaldirektør for helse- og velferd.

Trinn 2
Kommunaldirektør for helse- og velferd besluttet, etter anbefaling fra leder ved Enhet for service- og internkontroll, å avvikle tildelingsteamet.  Enhet for service- og internkontroll utarbeidet, i samarbeid med representanter fra Helse- og velferdskontor, nye rutiner for tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester (se vedlegg: Tildeling av kommunal utleiebolig – ordinære boliger og boliger med tjenester).

Beskrivelse av arbeidsprosessen:

  • Botiltak/Hele- og velferdssenter sender melding til Enhet for service- og internkontroll sitt postmottak samme dag som de vet at en bolig blir ledig. Dette kan for eksempel skje ved dødsfall, flytting på sykehjem og liknende (se vedlegg: Melding om ledig bolig med tjenester).
  • Enhet for service- og internkontroll tar kontakt med enhetsleder for å innhente informasjon om tjenestetilbudet. Dette gjelder omfang på tjenester på dag/kveld og eventuell natt, eventuell mulighet for aktiviteter eller felles måltid.
  • Enhet for service- og internkontroll sender oversikt over ledige kommunale utleieboliger med tjenester til alle Helse- og velferdskontorene. Oversikten inneholder informasjon om boligen; størrelse, antall rom, etasje, tilrettelegging, egen inngang og så videre, samt om boligen er fraflyttet, under klargjøring eller klar til innflytting. I tillegg inneholder oversikten informasjon om mulighet for tjenester på dag/kveld og eventuelt natt, samt mulighet for aktiviteter eller felles måltid og kontaktinformasjon til enhetsleder, eventuelt fagleder.
  • Saksbehandlerne ved Helse- og velferdskontor går igjennom ventelisten for leie av kommunal utleiebolig og undersøker om noen av deres brukere kan være aktuelle for den ledige boligen. Hvert helse- og velferdskontor kan melde 1 kandidat til den ledige boligen tilbake til Enhet for service- og internkontroll via fagprogrammet Gerica. Ved prioritering av en kandidat/bruker til ledig bolig må saksbehandler ved helse- og velferdskontor fylle ut en egen sjekkliste-bolig i Gerica hvor bruker sitt boligbehov skal være dokumentert (se vedlegg : Trondheim kommune, Kommunal bolig-sjekkliste). Dersom en person har stått lenge på venteliste for kommunal bolig og det er nye opplysninger i saken, dokumenteres disse i en egen boligjournal i Gerica som boligkonsulentene ved Enhet for service- og internkontroll har tilgang til. Alle opplysninger som har betydning for boligtildelingen skal være dokumentert i sjekkliste-bolig og eventuelt boligjournal, i Gerica.
  • Boligkonsuent ved Enhet for service- og internkontroll gjennomgår alle opplysninger om de prioriterte kandidatene fra Helse- og velferdskontor til den ledige boligen. Det lages en oppsummering av situasjonen til den enkelte kandidaten. Informasjon om alle prioriterte kandidatene til den ledige boligen gjennomgås sammen med en annen boligkonsulent fra Enhet for service- og internkontroll. Sammen lager de en innstilling til hvem som får tildelt boligen i henhold til utarbeidet prioriteringsnøkkel for tildeling av kommunal utleiebolig (se vedlegg : Prioriteringsnøkkel for tildeling av kommunale utleieboliger). Ved behov diskuteres tildelingen i hele boligteam på Enhet for service- og internkontroll, eventuelt med leder.
  • Boligkonsulent ved Enhet for service- og internkontroll tar kontakt med enhetsleder i botiltak/Helse- og velferdssenter og informerer om personen som er innstilt til den ledige boligen fra Enhet for service- og internkontroll. Dersom det er 2 likeverdige kandidater kan begge presenteres for leder slik at leder og boligkonsulent i fellesskap blir enig om hvem som skal tildeles boligen. Dette ut i fra sammensetning av brukergruppen i boligen.
  • Enhet service- og internkontroll har full tildelingsrett i Trondheim kommune. I noen tilfeller kan enhetsleder være usikker på om aktuell bolig er riktig for bruker. Kan det gis tilstrekkelige tjenester i boligen? Blir beboersammensetningen i boligen riktig? Er brukers atferd er for krevende? I slike tilfeller innkaller boligkonsulent ved Enhet for service- og internkontroll saksbehandler ved Helse- og velferdskontor, aktuell enhetsleder og eventuelt samarbeidspartnere (som oppfølgingstjeneste i kommunen og spesialisthelsetjenesten) til et drøftingsmøte. Målet med møtet er å oppnå en felles forståelse av brukers behov og trygge enheten på at de klarer å ivareta bruker på en god måte. Dersom det fortsatt er uenighet, avgjør leder ved Enhet for service- og internkontroll tildelingen. Dette skjer svært unntaksvis og i stadig sjeldnere grad.
  • Boligkonsulent dokumenterer tildelingen i Gerica og sender informasjon til brukers helse- og velferdskontor. Saksbehandler får samtidig beskjed om å kontakte bruker for å informere om tildelingen og motivere bruker til å ta imot boligtilbudet. I tillegg tar saksbehandler kontakt med aktuell enhetsleder for å planlegge tjenester ved innflytting.
  • Når enhet for service- og internkontroll får informasjon om når boligen er klar til innflytting, tar boligkonsulent kontakt med bruker på telefon og informerer om boligtilbudet. Det blir samtidig avtalt tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt. Enhetsleder får beskjed via e-post om tidspunkt for visning og signering av husleiekontrakt, og saksbehandler ved helse- og velferdskontor får beskjed via dokumentasjon i Gerica.
  • Enhet for service- og internkontroll innkaller bruker til kontraktsmøte hvor husleiekontrakt signeres. I samme møte bistår boligkonsulent bruker til å søke om bostøtte dersom bruker er støtteberettiget til det, samt bestille strøm i boligen og sende melding om ny adresse til Folkeregisteret.

Relevant lovverk

  • Lov om sosialetjenester i NAV
  • Husleieloven

Sikre brukermedvirkning

Det er ingen direkte brukermedvirkning i tildelingsprosessen. Brukermedvirkningen ivaretas av saksbehandler ved Helse- og velferdskontoret når de er i samtaler med bruker i forbindelse med søknad om leie av kommunal utleiebolig. Bruker kan komme med ønsker i forbindelse med kartleggingen av boligbehovet.

Suksessfaktorer

  • Tett samarbeid med botiltakene/Helse- og velferdssentrene som yter tjenester i boligene
  • Enhetene som skal ta i mot ny bruker får god informasjon om bruker før vedkommende flytter inn
  • Enhetene får delta i tildelingsprossessen
  • Grundig kartlegging av brukers behov, og en tydelig bestilling av hvilke opplysninger som er nødvendig for å gjøre en god tildeling 
  • Raskere omløp av boligene. Kortere tid mellom en leietaker flytter ut og ny leietaker flytter inn
  • Gode skriftlige rutiner, med klare ansvarsforhold
  • Tett samarbeid mellom Helse- og velferdskontor og Enhet for service- og internkontroll gjennom tett dialog og faste samarbeidsmøter

Utfordringer underveis

  • Representantene fra helse- og velferdskontorene i tildelingsteamet uttrykte i starten skepsis til at Enhet for service- og internkontroll skulle klare å ivareta deres brukere. Ved i samarbeid å utarbeide gode rutiner for kartlegging og tildeling har man blitt trygget på at tildelingen som gjøres er til beste for den enkelte bruker.
  • At alle skulle følge rutinene. Dette har gått seg til over tid og fungerer svært bra.
  • Endring av rutinen med at enhetsleder ved botiltak/Helse- og velferdssenter ble delaktig i tildelingsprosessen førte i starten til at den var skeptisk og sa nei til en del brukere. Dette ble løst ved at boligkonsulent ved Enhet for service- og internkontroll innkaller til samarbeidsmøter om aktuell bruker, og at enhetsleder ved Enhet for service- og internkontroll, i enkelttilfeller, påla botiltak/Helse- og velferdssenter å ta i mot brukere.

Tips til andre

  • Godt samarbeid der alle parter involveres i utforming av nye rutiner og nye måter å jobbe på
  • Alle rutiner gjøres skriftlig
  • Evalueringsmøter
  • Ting tar tid, la ting gå seg til
  • Vær tydelig på hva målet er og hva som skal til for å nå målet

Videreføring av arbeidet

Ja, tiltaket er videreført. Det er fortsatt denne måten Trondheim kommune samarbeider ved tildeling av kommunale boliger for personer med behov for tjenester.

Vedlegg

Rutine Prioriteringsnøkkel for tildeling Rutine Melding om ledig bolig med tjenester Sjekkliste kommunal bolig i Gerica Rutine Tildeling av kommunale utleieboliger