Samarbeid-på-tvers-og-organisering
ARBEIDSPROSESS

Organisering og tverrfaglig samarbeid

Kort om arbeidsprosessen

Det kan være behov for å se på samarbeidsstrukturer og gjennomføre organisatoriske endringer/ tilpasninger i den boligsosiale virksomheten. Her beskrives først og fremst en arbeidsprosess som gir en generell fremstilling av hvordan man kan gå frem ved behov for organisatoriske endringer i den boligsosiale virksomheten i kommunen. Arbeidsprosessen beskrives i faser, i hovedsak fra oppstart til vedtatt modell for organisering. I tillegg inkluderer arbeidsprosessen gjennomføring, evaluering og eventuelt ytterligere tilpasninger, men kun en kort fasebeskrivelse foreligger ettersom de lokale variasjonene vil være store, og bero på valg av modell for organisering.

Bakgrunn

Behovet for at kommunen ser på sin organisering kan være knyttet til oppfatningen av at det ligger et potensiale for bedre måloppnåelse gjennom bedre samordning og samarbeid. Dette kan fremkomme i kommuneplanarbeidet, hvor deler av kunnskapsgrunnlaget vil være knyttet til statistikk og annen dokumentasjon, som viser svak måloppnåelse. Kunnskapsgrunnlaget kan også vise at statlige virkemidler er dårlig utnyttet og ikke sett i sammenheng. Det kan være utfordringer knyttet til behov for et mer helhetlig og koordinert tilbud til brukerne i sitt møte med kommunen. De bør slippe å bli henvist til en rekke ulike avdelinger som følge av en fragmentert organisering av de boligsosiale tjenestene. Det kan også være behov for effektivisering, bedre ressursutnyttelse og bedre grunnlag for kompetanseheving. Ansvaret for å sette i gang en slik prosess ligger hos rådmannen. Det er viktig å påpeke at bakteppet for at rådmannen setter i gang et slikt oppdrag, er komplekst og ofte et resultat av et solid forarbeid, og behov innmeldt fra linjen et sted. Disse behovene kan grunne i utfordringer med å fremskaffe egnede og tilpassede boliger til vanskeligstilte grupper, resultater uteblir, og samarbeidet mellom faggrupper (vertikalt og/ eller horisontalt) oppleves som fragmentert og ineffektivt, hvilket påvirker de boligsosiale tjenestene brukerne mottar.

Faser i arbeidsprosessen

Velg fase for å se beskrivelse og hva som skjer i hver fase.

Fase 1
Oppstart
Fase 2
Utarbeide kunnskapsgrunnlag
Fase 3
Forslag til modell utarbeides og vedtas
Fase 4
Gjennomføring
Fase 5
Evaluere og tilpasse
Arbeidsgruppe
En sammensatt gruppe med deltakere som skal løse definerte oppgaver enten innen ett område eller på tvers av funksjoner. 
Arbeidsplan
En arbeidsplan viser hvilke oppgaver som skal gjennomføres, når oppgavene skal gjennomføres og fullføres, og hvem som har ansvar for å gjennomføre de. 
Brukerorganisasjoner
Brukerorganisasjoner eller pårørendeorganisasjoner er interesseorganisasjoner og frivillige organisasjoner. Disse organisasjonene representerer brukergrupper i samfunnsdebatten og i møte med det offentlige. 
Brukerråd
Brukerråd kan være et formelt organ for brukermedvirkning. Formålet er at brukere som selv benytter tjenesten(e), skal kunne påvirke innhold og kvalitet på tjenesteleveransene. Et brukerråd består normalt av brukere/representanter, tjenesteleder og ansatte i tjenesten. 
Evaluering
Evaluering er en systematisk datainnsamling, analyse og vurdering av en planlagt, pågående eller avsluttet aktivitet, virksomhet, et virkemiddel eller en sektor. Evalueringer kan gjennomføres før et tiltak iverksettes, underveis i gjennomføringen, eller etter at tiltaket er avsluttet. Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.
Kartlegging
Å kartlegge er å avdekke status og danne grunnlag for videre tiltak på en systematisk måte. Ofte benyttes kartleggingsverktøy (systematiserte skjemaer) som hjelpemidler for å sikre innhenting av relevant informasjon. 
Mandat
Mandat betyr at noe eller noen (enkeltperson, gruppe osv.) har fått ansvar for å gjennomføre bestemte oppdrag. Et mandat kan også inneholde beskrivelse av hva som skal gjøres og noen ganger begrensninger for hva man ikke skal gjøre. 
Organisatoriske endringer
Når deler av en organisasjon, eller hele organisasjonen, utsettes for endring. Arbeidsoppgaver/ funksjoner kan tillegges, fjernes, eller endres i organisasjonen og/ eller for enkeltpersoner. Gjennomføring av organisatoriske endringer grunner ofte i behov for bedre ressursutnyttelse, økt effektivitet og/ eller forventning om bedre kvalitet på tjenester ut mot tjenestemottakere.
Rådmann
Tittel på den høyeste administrative lederen i de fleste kommuner, bortsett fra i Oslo, Bergen og Tromsø. Rådmannen har det overordnede ansvaret for å iverksette kommunestyrets vedtak og gjennomføre den daglige driften av kommunen. 
Samhandling
Et virkemiddel for et tettere og mer effektivt samarbeid mellom personer, (fag)grupper, avdelinger, tjenester, organisasjoner mfl, uavhengig av nivåer, organisasjoner og profesjoner. Samhandling kan således bidra til mer koordinerte og helhetlige tjenester til tjenestemottakere. 
Samordning
Omfatter en systematisering eller organisering av det hver enkelt utøver gjør overfor en og samme problemstilling, slik at alle tiltak er vel tilpasset hverandre og ikke motvirker hverandre (Knoff, 1985).
Styringsgruppe
En gruppe oppnevnt av oppdragets eier (i kommunen er det hovedsakelig rådmannen). Gruppen har det endelige ansvaret og beslutningsmyndigheten i tildelt oppdrag. 
Vanskeligstilt på boligmarkedet

Med vanskeligstilte på boligmarkedet menes personer som trenger hjelp til å skaffe seg bolig på grunn av dårlig økonomi, nedsatt funksjonsevne, helsemessige- eller sosiale problemer, dårlige kunnskaper om det norske boligmarkedet eller liknende forhold. Disse befinner seg i en av følgende situasjoner:

  • uten egen bolig
  • står i fare for å miste boligen sin
  • bor i en uegnet bolig eller bomiljø

Brukermedvirkning kan sikres på ulike vis. Det kan være ansatte med brukererfaring som deltar i arbeidet, brukerorganisasjoner og brukerråd som involveres i prosessen, og/ eller brukerundersøkelser om oppfatninger av kommunens tilbud. For eksempel så utgjør innvandrere en stadig økende andel av kommunens befolkning. De kan ha erfaringer og behov som gjør det viktig å undersøke hvordan tjenestene treffer dem. Fjell kommune har opprettet et "integreringsutval" som er et rådslag med nye landsmenn/kvinner. Gjennom rådslaget vil kommuneledelsen få viktige tilbakemeldinger knyttet til bosetting, inkludering og integrering i samfunnet. Les mer om "integreringsutvalet" her: https://www.fjell.kommune.no/aktuelle-dokument-til-bustadsosialt-arbeid/ 

Oversikt over ulike metoder for brukermedvirkning finnes her: https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/klart-sprak-og-brukerinvolvering/brukerinvolvering/brukerinvolveringsmetoder 

  • Samordning og felles kontakt for boligsosiale spørsmål

    Boligsosialt ansvar og boligsosiale oppgaver var tidligere veldig fragmentert og oppdelt. Som en del av boligsosialt utviklingsprogram gjennomførte kommunen fra 2012 – 2013 en betydelig samordning av de boligsosiale oppgavene. Servicesenteret, som allerede hadde ansvaret for Husbankens startlån, tilskudd og bostøtte, overtok ansvaret for tildeling av kommunal bolig og omsorgsbolig fra henholdsvis NAV-kontoret og 3 pleie- og omsorgsdistrikt. Videre fikk Bygg og eiendom ansvaret for forvaltning av alle kommunale boliger, inkludert omsorgsboliger. Psykisk helse og rustjenester etablerte en boligsosial oppfølgingsavdeling etter at Rusteamet ble overført fra NAV – kontoret. Servicesenteret fikk også et formelt boligsosialt koordineringsansvar på tvers av ulike enheter.

    Kommune
    Ringsaker kommune
  • Frå plan til handling og etablering av bustadkontor

    Eksempelet viser korleis Fjell kommune har gått frå ord til handling i sitt bustadsosiale arbeid etter at  kommunestyret vedtok Kommunedelplan for bustadutvikling 2013-2020 i februar 2014.

    Planen viste at kommunen sto ovanfor store utfordringar på feltet. Det var behov for over 200 nye kommunale bustader i planperioden (kommunale utleigebustader, omsorgsbustader med heildøgnsbemanning og sjukeheimsplassar), betra samordning av bustadsosiale oppgåver og auka bruk av bustadsosiale verkemiddel.

    Kommunestyret har satt av ca. 250 millionar for å investera i nye kommunale bustader i åra framover. Eit bustadkontor er etablert for å samla funksjonane anskaffing, tildeling og bustadfinanisering. I regi av bustadkontoret har kommunen skaffa 118 bustader i løpet av åra 2014 og 2015. Kommunen har arbeidd systematisk for å byggje opp kapasitet og kompetanse i organisasjonen. 

    God statleg drahjelp og politisk og administrativt engasjement gjorde det også mogleg for kommunen å nå nye busettingsmål for flyktningar, og styrka dei kommunale tenestene for å møte utfordringane flyktningkrisa førte med seg.

    Kommune
    Fjell kommune
  • Boligtjenesten i Drammen kommune

    Drammen kommune har fått til et relativt velfungerende samarbeid med Kriminalomsorgen, der innsatte blir godt fulgt opp av kommunen ved behov for bolig. Eksempelet beskriver også hvordan Drammen har jobbet med organiseringen og internt samarbeid på tvers for å gi god oppfølging av boligsøkere.

    Kommune
    Drammen kommune
  • Boligsosialt utviklingsprogram Holmestrand 2011-2015

    Grunnet store boligsosiale utfordringer gjennomførte Holmestrand kommune en bred boligsosial satsing gjennom Husbankens boligsosiale utviklingsprogram fra 2011 til 2015. Programarbeidet har vært intensivt og involvert ledere fra ni av kommunens virksomheter. Sammen er lederne ansvarlige for områdene; økonomi, helse, sosial, omsorg, plan og bygg og kommunalteknikk og eiendom. Innsatsområdene for det boligsosiale utviklingsprogrammet strakk seg over alle disse ansvarsområdene, og fra politisk-, via strategisk-, til operativt nivå i kommunen.

    Kommune
    Holmestrand kommune
  • Fagressursgruppe Bolig - Tverrfaglig samarbeid

    Fagressursgruppa skal være kompetanseforum innen boligsosialt arbeid og bidra til å sikre helhetstenkning i forhold til personer med ulike boligbehov. Fagressursgruppe bolig er en byomfattende ressursgruppe som består av representanter fra Helse- og velferdskontor, NAV, Enhet for service og internkontroll -tildeling og bomiljø, Trondheim eiendom- drift og forvaltning. Fagressursgruppe bolig er en ressursgruppe for det boligsosiale arbeidet i Trondheim kommune.

    Gruppa sikrer godt samarbeid mellom bydelene og etatene, likebehandling av saker, diskusjon av prinsippsaker, binger problemstillinger inn til overorda ledelse, utarbeider rutiner, opplæring av saksbehandlere, kartlegging av boligbehov og boligbestilling til rådmannen.  Gruppa har oversikt over boligsituasjonen i Trondheim kommune både på private og kommunalt markedet.

    Kommune
    Trondheim kommune
  • En dør inn - boligkoordinator og miljøvaktmester

    Boligforvaltningen og oppfølgingen av vanskeligstilte i forhold til bolig, er organisert gjennom «en dør». Dette består av et team med Boligkoordinator, Boligkontakt i Nav og Miljøvaktmestere.

    Kommune
    Halden kommune
  • Tildeling av kommunale utleieboliger med tjenester

    Omorganisering av tildeling av kommunale utleieboliger for personer med behov for omfattende tjenester i Trondheim kommune. Dette gjelder for følgende brukergrupper: eldre med funksjonssvikt, personer med utviklingshemming, yngre fysisk funksjonshemmede, personer med psykiske lidelser og personer med rusproblematikk.

    Kommune
    Trondheim kommune
  • Boligflytprosedyre

    Elverum kommune startet arbeidet med en boligflytprosedyre i 2011 for å sikre samarbeid på tvers og klare ansvarsforhold i boligtildelingsprosessen og oppfølging av leietaker mot «egen» eid eller leid bolig. Når nye utfordringer oppstår blir det tatt tak i saken og en omforent løsning kan tas inn i boligflytprosedyren. Boligflytprosedyren ligger i kommunen sitt kvalitetssystem slik at avvik kan følges opp.

    Kommune
    Elverum kommune
  • Fra ungdom til voksen

    Bydel Bjerke hadde behov for å øke innsatsen rundt ungdom i alderen 17-25 år. Det var ønskelig med et tettere samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV. Prosjektet Fra Ungdom til Voksen ble utviklet som en del av Boligsosialt utviklingsprogram (BOSO) i perioden 2011-2015. Gjennom deltakelsen i programmet ble prosjektet utviklet, blant annet for å bidra til helhetlig boligsosialt arbeid i bydelen.

    Kommune
    Oslo kommune
  • Boligsosialt arbeid i karmøy kommune

    Karmøy kommune har siden begynnelsen på 2000-tallet jobbet systematisk for å bosette personer med et rusmiddelproblem ut i kommunen. Kommunen har alltid tatt imot flyktninger og har etter hvert klart å bosette de fleste innen det private leiemarkedet. Kommunen har og jobbet mye med intern samhandling for å få til felles jobbing rundt det boligsosiale arbeidet. Årelang satsing har gitt resultater. Kommunen har nå god oversikt over situasjonen på det boligsosiale området- både behov og utfordringer. Kommunen klarer og i stor grad å unngå de store akutte og dramatiske hendelsene ved å jobbe systematisk på det boligsosiale området.

    Kommune
    Karmøy kommune
  • Solid planarbeid gir boligsosial suksess

    Det som kunne se ut som en treg start i det boligsosiale programarbeidet, var i stedet en solid fundamentering av planer, samarbeidsstruktur og verdier. Nå har erfaringene fra planarbeidet i Larvik de fire siste årene blitt et forbilde for andre kommuner. på boligplanlegging og prosess fra plan til handling. Det er lagt vekt på en helhetlig tilnærming og samordning med øvrig planverk.

    Kommune
    Larvik kommune
  • Heim: Utvikling av forsterket og tilrettelagt heldøgns bo- og tjenestetilbud

    Prosjektet «Heim» beskriver utviklingen av et helhetlig bolig- og tjenestetilbud for én tjenestemottaker med behov for et særskilt forsterket og tilrettelagt heldøgns tjenestetilbud. Det stilles store krav til de fysiske omgivelsene, og det vektlegges videre en miljøterapeutisk tilnærming som skal fremme økt livskvalitet samt forebygge adferd og psykiske vansker – alt innenfor de juridiske rammene som foreligger og i tett samarbeid med Nordlandssykehuset/sikkerhetspsykiatrisk avdeling.  Det stilles følgelig også store krav til de ansattes sikkerhet.

    Kommune
    Bodø kommune