- Ansvarlig aktør:
- Tromsø kommune og BoNord
- Ansvarlig enhet:
- Boligkontoret
- Kommunestørrelse:
- Stor
- Sted:
- Tromsø
- Fylke:
- Troms og Finnmark
Beskrivelse av eksempelet
I juli 2017 skrev BoNord og Tromsø kommune ved Boligkontoret under på en felles samhandlingsavtale for videre samarbeid. Målsettingen med samhandlingsavtalen er å oppnå en felles forståelse for roller og ansvar tilknyttet boforhold i borettslag. Dette gjøres ved å skape klarhet i ansvarsforhold, samt utvikle hensiktsmessige rutiner som ivaretar en konstruktiv dialog og har fokus på felles løsninger, der hvor det oppstår situasjoner som kan gi grunnlag for konflikt.I henhold til lov om Bustadsbyggjelag § 4-6 opprettes et samarbeidsutvalg mellom Tromsø kommune og BoNord, med den intensjon at partene får en felles arena for drøfting av utfordringer knyttet til erverv og forvaltning av andelene. Som grunnlag for de videre møtene vedtas samhandlingsavtale mellom partene.
Partene jobber videre med utarbeidelse av en rutinehåndbok som skal følge avtalen. De viktigste rutinene er allerede etablert, men det jobbes med å få alt samlet i et levende dokument.
Resultat
- Felles arena for drøfting av utfordringer
- Felles forståelse av roller
- Felles forståelse av ansvarsforhold
- Rutiner som ivaretar en konstruktiv dialog
- Dersom en av partene ønsker et møtte innkalles det til dette innen 3 uker
Bakgrunn
Tromsø kommune eier boliger i over 50 borettslag og sameier. Mangel på felles forståelse og enighet om rutiner medførte unødvendige misforståelser rundt kommunens rolle og ansvar som andelseier. Kommunen er aktiv i markedet for å skaffe tilveie ved kjøp flere utleieboliger. Dette gjorde behovet for en felles og tydelig praksis mer fremtredende. I henhold til lov om Bustadsbyggjelag § 4-6 kan borettslag kreve at det opprettes et samarbeidsutvalg mellom Tromsø kommune og borettslaget. Gjennom BoNord blir dette behovet ivaretatt for mange borettslag i kommunen.
Målsettinger
- To faste årlige møter der samarbeidet mellom boligbyggelaget og kommunen som andelseier i borettslagene drøftes.
- Boligbyggerlaget/borettslag får en ansvarsperson/instans i kommunen å forholde seg til.
- Tromsø kommune informerer Samarbeidsutvalget om planlagte kommunale erverv av andeler i borettslag og andre boligselskap som boligbyggelaget har forretningsførsel for.
- Samarbeidsutvalget behandler spørsmål om formelle sider knyttet til nye framleieforhold.
- Felles utarbeidelse av rutiner tilknyttet klager.
Beskrivelse av hvem som gjorde hva
Trinn 1:BoNord tok kontakt med Tromsø kommune ved Boligkontoret høsten 2016.
Trinn 2:
BoNord og Tromsø kommune v/Boligkontoret møttes sammen med to representanter fra borettslagene for å utarbeide avtalen.
Trinn 3:
Sommeren 2017 ble avtalen underskrevet av leder på Boligkontoret og administrerende direktør i BoNord.
Trinn 4:
September 2017 ble avtalen presentert for storkundeforumet til BoNord.
Relevant lovverk
- Lov om Bustadsbyggjelag § 4-6
- Eierseksjonsloven
- Husleieloven
Sikre brukermedvirkning
I hele prosessen var to representanter for borettslaget en del av arbeidsgruppen. Kommunale leietakere var ikke representert.
Finansiering
Hver av partene dekker egne utgifter.
Suksessfaktorer
- De to faste årlige møtene gjennomføres som planlagt.
- Kommunen sin kontaktperson mot boligbyggerlaget og borettslagene er tilgjengelig.
- De aktuelle partene følger opp saker som avtalt.
- Partene ferdigstiller rutinehåndboken som skal følge avtalen.
Utfordringer underveis
Felles forståelse for hva som skal diskuteres i samarbeidsutvalget.
Vedlegg
Publiserte artikler
Artikkel i Bolyst om samarbeidet mellom Tromsø kommune og BoNord, side 24 og 25