Samhandlingsavtale med borettslag

Tromsø kommune er ansvarlig for dette eksempelet.
Bilde Tromsø avMark Ledingham
Foto: Mark Ledingham, Tromsø kommune
Ansvarlig aktør:
Tromsø kommune og BoNord
Ansvarlig enhet:
Boligkontoret
Kommunestørrelse:
Stor
Sted:
Tromsø
Fylke:
Troms
Oppsummert

Beskrivelse av eksempelet

I juli 2017 skrev BoNord og Tromsø kommune ved Boligkontoret under på en felles samhandlingsavtale for videre samarbeid. Målsettingen med samhandlingsavtalen er å oppnå en felles forståelse for roller og ansvar tilknyttet boforhold i borettslag. Dette gjøres ved å skape klarhet i ansvarsforhold, samt utvikle hensiktsmessige rutiner som ivaretar en konstruktiv dialog og har fokus på felles løsninger, der hvor det oppstår situasjoner som kan gi grunnlag for konflikt.

I henhold til lov om Bustadsbyggjelag § 4-6 opprettes et samarbeidsutvalg mellom Tromsø kommune og BoNord, med den intensjon at partene får en felles arena for drøfting av utfordringer knyttet til erverv og forvaltning av andelene. Som grunnlag for de videre møtene vedtas samhandlingsavtale mellom partene.

Partene jobber videre med utarbeidelse av en rutinehåndbok som skal følge avtalen. De viktigste rutinene er allerede etablert, men det jobbes med å få alt samlet i et levende dokument. 

Resultat

  • Felles arena for drøfting av utfordringer
  • Felles forståelse av roller
  • Felles forståelse av ansvarsforhold
  • Rutiner som ivaretar en konstruktiv dialog
  • Dersom en av partene ønsker et møtte innkalles det til dette innen 3 uker

Bakgrunn

Tromsø kommune eier boliger i over 50 borettslag og sameier. Mangel på felles forståelse og enighet om rutiner medførte unødvendige misforståelser rundt kommunens rolle og ansvar som andelseier. Kommunen er aktiv i markedet for å skaffe tilveie ved kjøp flere utleieboliger. Dette gjorde behovet for en felles og tydelig praksis mer fremtredende. I henhold til lov om Bustadsbyggjelag § 4-6 kan borettslag kreve at det opprettes et samarbeidsutvalg mellom Tromsø kommune og borettslaget.  Gjennom BoNord blir dette behovet ivaretatt for mange borettslag i kommunen. 

Målsettinger

  • To faste årlige møter der samarbeidet mellom boligbyggelaget og kommunen som andelseier i borettslagene drøftes.
  • Boligbyggerlaget/borettslag får en ansvarsperson/instans i kommunen å forholde seg til.
  • Tromsø kommune informerer Samarbeidsutvalget om planlagte kommunale erverv av andeler i borettslag og andre boligselskap som boligbyggelaget har forretningsførsel for.
  • Samarbeidsutvalget behandler spørsmål om formelle sider knyttet til nye framleieforhold.
  • Felles utarbeidelse av rutiner tilknyttet klager.

Beskrivelse av hvem som gjorde hva

Trinn 1:
BoNord tar kontakt med Tromsø kommune ved Boligkontoret høsten 2016.

Trinn 2:
BoNord og Tromsø kommune v/boligkontoret møtes sammen med to representanter fra borettslagene for å utarbeide avtalen.

Trinn 3:
Sommeren 2017 underskrives avtalen av leder på boligkontoret og administrerende direktør i BoNord.

Trinn 4:
September 2017 presenteres avtalen for storkundeforumet til BoNord.

Relevant lovverk

  • Lov om Bustadsbyggjelag § 4-6
  • Eierseksjonsloven
  • Husleieloven

Sikre brukermedvirkning

I hele prosessen var to representanter for borettslaget en del av arbeidsgruppen. Kommunale leietakere var ikke representert. 

Finansiering

Hver av partene dekker sine egne utgifter.

Suksessfaktorer

  • De to faste årlige møtene gjennomføres som planlagt.
  • Kommunen sin kontaktperson mot boligbyggerlaget og borettslagene er tilgjengelig.
  • De aktuelle partene følger opp saker som avtalt.
  • Partene ferdigstiller rutinehåndboken som skal følge avtalen.

Utfordringer underveis

Felles forståelse for hva som skal diskuteres i samarbeidsutvalget.

Vedlegg

1. Samhandlingsavtale mellom Tromsø kommune og BoNord

2. Rutinehåndbok for samhandling

Publiserte artikler

Artikkel i Bolyst om samarbeidet mellom Tromsø kommune og BoNord, side 24 og 25

Hjemmesiden til BoNord - Boligbyggelaget Nord

Hjemmesiden til Tromsø kommune

Videreføring av arbeidet

Avtalen er gjeldende.